Tillbaka till Bloggen

Samarbetar ni eller låtsas ni bara?

Vi ska i det här inlägget försöka att reda ut skillnaderna mellan samverkan och samarbete.  Varför tror vissa organisationer att de samarbetar när de egentligen bara arbetar tillsammans mellan avdelningarna?  Vi kommer även förklara hur detta hänger ihop med Enterprise Service Management.


Samarbeta och arbeta tillsammans
– är inte det samma sak?

Många organisationer framhåller ofta och gärna hur duktiga de är på internt samarbete. Det engelska ordet för samarbete ”collaboration” nyttjas flitigt. Inom engelskan finns även begreppet ”cooperation” och som drar lite mer åt samverkan, det vill säga att arbeta tillsammans. Om vi tror att vi samarbetar när vi egentligen arbetar tillsammans kan det få en negativ påverkan på våra möjligheter att digitalisera och automatisera vårt arbete – det vill säga att vara ännu mer effektiva och konkurrenskraftiga.

Det är väl självklart att samarbeta?

Samarbete ger verksamheten möjlighet att använda rätt personer, till rätt uppgifter, för att leverera rätt resultat – och därigenom förbättra effektiviteten och problemlösningskapaciteten, skapa starkare arbetsrelationer samt driva innovation. En självklarhet kan tyckas, så varför är det då så svårt?

Jo, för med samarbete kommer även en del utmaningar, exempelvis:

  • Förlust av gruppidentitet
    Identitet ger grupper en tyngdpunkt och mening inom en organisation. Ett existensberättigande helt enkelt.

  • Förlust av legitimitet
    En grupps legitimitet utvecklas när den egna gruppen uppfattas av andra som passande, acceptabel, värdefull och unik inom organisationen.

  • Förlust av kontroll
    Grupper anser att de måste kunna agera självständigt för att åstadkomma meningsfull förändring.

En IT-servicedesk kan exempelvis uppleva att den inte är kvalificerad nog att vara en servicedesk på företagsnivå. Man kan känna att man tappar kontrollen och det skapar oro. Man arbetar gärna tillsammans (samverkar) med andra funktioner men man blir selektiv i vad man verkligen vill samarbeta kring.

Att ”äga” ett område och vara unik ger en möjlighet för grupper att känna att man differentierar sig, skapar värde och har de beslutsrättigheter som krävs för att vara framgångsrik. Man har total kontroll. Nya samarbeten skapar också en avvikelse från ”det vanliga”.  Den tråkiga klyschan ”Alla vill ha förändring men ingen vill förändra sig” blir påtaglig.

Även traditionella belöningssystem som kompenserar utifrån individuella och/eller avdelningsmål kan ställa till det. Dessa kan lätt leda till oavsiktliga konsekvenser såsom att individer och avdelningar fokuserar på att uppnå individuella mål på bekostnad av de bredare och övergripande målen som verksamheten har. Så snarare än att samarbeta tenderar avdelningar och individer att jobba för sina egna syften.

Hur kan man komma förbi hindren?

I en artikel från Harvard Business Review  kan ni läsa om följande tips:

  • Förstärk gruppens identitet genom att offentligt erkänna de kritiska roller som en grupp alltid har spelat inom områden som är grundläggande för dess identitet.

  • Bekräfta gruppens legitimitet genom att offentligt erkänna gruppens betydelse och dess värde i företaget.

  • Återupprätta kontrollen genom att identifiera de viktigaste områdena där gruppen har autonomi och beslutsrätt, genom att identifiera de processer, beslut som gruppen har ansvar för.

  • Tänk sedan på processer, beslut och andra ämnen som kräver delad eller gemensam kontroll och hur dessa ingår i avdelningens identifierade ansvarsområden.

Ur ett Enterprise Service Management (ESM) perspektiv, kan det vara att påminna IT-servicedesken om hur den utmärker sig vid sitt kärnuppdrag: att lösa problem och hjälpa sina kunder att få sitt arbete gjort.

Säkerställ att exempelvis fastighetsavdelningen vet att de är experterna i att utforma och skapa en fysisk arbetsmiljö som möjliggör ett produktivt arbete.

I en artikel på Fast Company listas några sätt att hjälpa individer som kämpar för att vara samarbetsvilliga:

  • Lista fördelarna
    Hjälp individer att visualisera fördelarna med samarbete. Gör sedan en lista över fördelarna med att inte samarbeta. Fråga vilken lista som får dem att känna sig mer delaktiga och betydelsefulla, och vilken lista får dem att känna sig begränsade och mindre delaktiga.

  • Lista styrkor och svagheter
    Detta kommer att hjälpa individer att inse att göra allt själva inte är hållbart och identifiera områden för potentiellt samarbete som skulle vara ömsesidigt fördelaktigt.

  • Glöm inte uppdraget
    En av de största anledningarna till att organisationer glider tillbaka i konkurrenstänkande de inte inser sin delaktighet i organisationens uppdrag och deras djupare individuella värden.

Varför är samarbete så viktigt
för en framgångsrik ESM?

Enterprise Service Management är beroende av och hjälper till att stärka och driva samarbete. ESM hjälper organisationer att fokusera på hela leveransen och vara stöd för hela organisationen. Rätt implementerat så stödjer ESM begreppet "vinn-vinn" som är en förutsättning för gott samarbete. Det kan inte bara vara organisationen som får fördelar med samarbete, individer och avdelningar måste också inse hur de bidrar till den framgången genom att arbeta effektivt med andra.

Bra ESM skapar möjligheter för automatisering av arbetsflöden, tillförlitlighet, konsekvens och kvalitet för affärsprocesser och mätbarhet från början till slut.

Håll rätt fokus och se helheten

Ett exempel som är rätt vanligt är att man lägger ned ett stort arbete på att hitta och implementera ett gemensamt verktyg för service management. Det är bra första steg, men ett återkommande problem är att man nöjer sig där. Det stora, än mer viktiga och ganska omfattande jobbet, är att sätta modellerna för hur avdelningarna ska samarbeta i verktyget.

För att undvika att fastna i den första delen detta kan man prova följande:

  • Kartlägg kundresan
    Kundresan illustrerar hur enskilda kunder upplever din organisation. Det identifierar varje interaktion mellan kunden och organisationen, visar vilka avdelningar som är involverade i varje steg - och visar potentiella samarbetsområden.

  • Kartlägg värdeströmmar
    En värdeströms visar hur information och arbete flödar genom en organisation. De flesta värdeströmmar inom en organisation passerar avdelningsgränser och illustrerar återigen behovet av samarbete.

  • Kartlägg personalresan 
    En personalresa för en anställd är som en kundresa, men den ser på upplevelsen med organisationen ur de anställdas perspektiv.

 

När beslutet är taget och förankrat

  • Var inkluderande
    Effektivt samarbete bygger på att involvera varje avdelning som kommer att bidra till samarbetet. Bra samarbete är en lagsport!

  • Ha högt fokus och en tydlig strategi
    En proaktiv strategi driver engagemang och resultat.

  • Gör inte allt på en gång
    Arbeta i små steg och börja med några lågt hängande frukter för att snabbt kunna påvisa vinster

  • Förstärk fördelarna med samarbete genom att fira framgång

ByLine-HENRIK

 

Följ oss i sociala medier

Ta del av nyheter, tips, aktuella händelser och mycket mer i våra sociala medier.

Få tips och inspiration direkt från oss

Som prenumerant får du ett mejl varje gång vi publicerar nya blogginlägg och läsvärda artiklar. Missa inget – prenumerera på Easit Blogg redan idag!

Relaterat innehåll